Kontoplan

Hela kontoplanen behöver inte läggas in i systemet men för att transaktioner automatiskt skall kunna konteras korrekt i samband med registreringar av t ex kursinbetalningar och medlemsavgifter bör åtminstone ett fåtal konton tillsammans med konteringsinstruktioner läggas in i systemet.

Inställningar för ett enskilt konto

Kontosträng

Exempel på två kontosträngar är:

Kontosträngen består alltså av tre delar som skall anges för varje konto, nämligen:

• Kontonummer: Detta är numret på kontot, t ex 4014
• Underkonto: Man kan om man vill definiera underkonton, t ex 02
• Kontonamn: Namnet på kontot, t ex Inköp livsmedel, snacks

Möjlighet att komplettera med beskrivning

Man kan förutom kontosträngen välja att skapa en beskrivning om hur kontot är tänkt att användas och t ex vilka andra konton som normalt används som motkonton.

Kontogrupp

Det finns ett antal fördefinierade kontogrupper som används som underlag för hur automatiska konteringar sätts upp. Man kan t ex för varje enskild aktivitet välja att vid registrering av betald avgift automatisk kontera på någon av de konton som ingår i kontogruppen ”Intäkt, aktiviteter”. Lägger till ett konto i en kontogrupp gör man i inställningarna för det enskilda kontot. Definierar vilket konto som skall användas då inbetalning av avgift registreras görs i inställningarna för varje enskild kurs (som alltid pekar mot organisationens standardkonto för aktiviteter om inget aktivt annorlunda val görs).

Markera som standardkonto

I samband med att man t ex i systemet registrerar en medlemsavgift som betalts via organisationens postgiro kommer automatisk en kontering och motkontering att ske. Förutsättning är dock att den aktuella transaktionstypen (t ex betalning av medlemsavgift) och betalmedlet (t ex postgiro) är kopplad till specifika konton.

Kopplingen av automatiska konteringar sker via ett menyval då man tar upp ett enskilt konto för redigering.

Vid t ex betalning av kurs eller medlemsavgift visas för den som registrerar endast de betalsätt som har automatiska konteringsmetoder kopplade till sig. För att kunna registrera betalning av kursavgift via kassa, bankgiro eller utvecklingsfond måste alltså dessa betalsätt vara inlagda i kontoplanen och kopplade till automatiska konteringar.

Att ändra nummer och namn på befintliga konton

Internt i systemet har varje konto ett eget unikt ID som är oberoende av kontots nummer och namn. Det gör att det är fullt möjligt att i efterhand korrigera både namn och nummer på ett visst konto i efterhand varpå förändringen direkt kommer att slå igenom i alla rapporter inklusive nya rapporter som hämtas ut om tidigare räkenskapsår. Detta är givetvis inte alltid är önskvärt. Om användningen delvis ändrar sig eller man vill behålla enhetlig i kontonamnen gentemot tidigare bokslut så kan det vara bättre att lägga upp ett helt nytt konto istället för att modifiera det befintliga kontot.

Länkar

Baskontogruppen