Förbereda för att registrera betalningar

Innan betalningar kan registreras måste ett antal inställningar göras. Finns inte redan tydliga riktlinjer för exempelvis hantering av verifikat inom organisationen måste sådana skapas och berörda personer informeras/utbildas.

Kontoplan och automatiska konteringar

För att alla registrerade betalningar automatiskt skall konteras på rätt konto i bokföringen så måste alla möjliga betalmedel, t ex kassa, bank- och plusgiro, finnas inlagt i organisationens kontoplan och vara kopplade till rätt betalmedel. Detta görs under respektive konto i kontoplanen.

Modifiera kontoplanen (inloggning krävs)

Text som skickas vid antagning till kurs

Kontrollera innehållet i det e-post som automatiskt skickas då någon blir antagen till en aktivitet. Detta görs på sidan ”Välj mall eller tidigare utskick att starta ifrån” i utskicksmodulen.

Välj mall eller tidigare utskick att starta ifrån (inloggning krävs)

Ändra mallar för automatiska utskick

Boknings- och betalningsvillkor vid anmälan och bokning

I kursinformationen för varje enskild kurs väljer man betalningsvillkor. Det finns ett antal fördefinierade villkor att välja mellan och om inget passar så kan ni skapa egna villkor med olika beräkningar av förfallodatum. Om betalning skall ske i förskott via t ex plus- eller bankgiro bör detta sättas som ”Beror av anmälan”. Då kommer ett sista betaldatum automatiskt att genereras i samband med anmälan.

Läs mer om att administrera boknings- och betalningsvillkor

Besluta om egna regler för märkning av delvis manuella verifikat

Som underlag för alla betalningar, vare sig det gäller kassa, bankkonto, presentkort , från en intern fond eller något annat, måste det finnas någon form av verifikat som refereras till i samband med att betalningen registreras. För bankgiro kan det vara en rapport från banken, för kassa kan det vara en kassarapport och för överflytt av pengar från t ex en intern utvecklingsfond kan det vara ett dokument från någon ansvarig person inom organisationen. Oavsett typ måste alla verifikat märkas utifrån precisa regler som organisationen måste fastlägga och förmedla till alla som hanterar registrering av betalningar.

Vid alla betalningar som hör ihop med ett och samma verifikat, t ex en specifik kassarapport, måste märkningen av externt verifikat vara EXAKT identisk. Inte något tecken får skilja.